Il database è alla base della strategia di raccolta fondi per qualunque causa.

Senza non si va da nessuna parte, non si inizia nemmeno una raccolta fondi. Vi racconto il perché in 500 parole.

Un aneddoto: si racconta, tra gli esperti, che nella prima e nella seconda vittoria di Obama alle presidenziali americane sia stata decisiva la superiorità assoluta del suo database rispetto a quello dei competitor! Questo per darvi la misura di quanto un database ben organizzato e ben utilizzato sia uno strumento strategico e potente per avere successo!

Non parliamo semplicemente di un software o di un foglio Excel, ma di uno strumento che raccoglie la storia che intercorre tra te e i donatori, contiene la tua memoria storica.

Non considerare le differenze di comportamento di ogni singolo donatore significa commettere quello che viene ironicamente definito “l’errore democratico”.

La democrazia è importante, ma non funziona nel fundraising: se tratti tutti allo stesso modo sprecherai molte occasioni.

Oggi la scelta del target, delle persone a cui rivolgersi, è il fattore determinante per avere successo nel fundraising. Non tutte le persone reagiscono allo stesso modo. Non tutti vanno bene per la stessa causa.

Ma per capire tutto questo, devi avere un database.

Perché il database non è solo l’archivio dei donatori, è la base di qualsiasi piano di raccolta fondi. È l’emozionante storia dei donatori e delle loro donazioni nei confronti della tua organizzazione, e mostra quanto è forte il loro legame con la tua realtà.

Esistono tre variabili fondamentali che servono per segmentare ed organizzare al meglio le persone all’interno del tuo database:

• Recenza, ovvero quanto tempo è passato dall’ultima donazione. Può essere indicata, per esempio, da uno o più di questi intervalli: 0-12 mesi, 12-24 mesi, 24-36 mesi, oltre 36 mesi. Lo scopo è suddividere le persone in classi o categorie, per individuare delle tipologie al fine di poter fare l’offerta più adeguata: rinnovo, recupero, richiesta di aumento e così via. Ogni gruppo è diverso, perciò per ciascuno dovrai preparare un’offerta differente.

• Frequenza. Indica quanto è forte il legame tra il donatore e l’organizzazione. Quante volte dona? Uno, due, tre volte all’anno? È un’informazione importante, perché chi dona una volta all’anno è un donatore che ha un legame debole con l’organizzazione. E il fundraiser deve conoscerlo, capire chi è, e lavorare affinché sia più coinvolto e doni con maggiore frequenza. I donatori che donano più di una volta all’anno sono donatori molto stabili e quando li hai individuati, devono essere trattati in modo adeguato.

• Ammontare, ovvero l’importo della donazione. È un elemento importante perché permette di comunicare con il donatore nel modo più corretto. Risulta fondamentale sapere quanto ha donato quella determinata persona per poter attuare le opportune strategie.

L’analisi di queste tre variabili rende chiaro perciò cosa bisogna fare con i nominativi inseriti nel database.

In generale, bisogna predisporre comunicazioni differenti a seconda della casella che occupano le persone all’interno del database, parlando in modo differente a persone diverse. Devi trovare il tono e i contenuti adatti alla singola situazione di ogni donatore.

Il database serve, in sostanza, per imparare a “parlare” al donatore.